Персонифицированный учет

Что такое персонифицированный учет и почему он обязателен, если у вас есть сотрудники

Персонифицированный учет — это ведение индивидуальных сведений по каждому сотруднику для Пенсионного фонда РФ (СФР) и других внебюджетных фондов: стаж, доходы, начисленные и уплаченные страховые взносы. Ведение персонифицированного учета прямо предусмотрено Федеральным законом № 27‑ФЗ и является одной из основных обязанностей работодателя.

Любое нарушение: неверные данные, ошибки в формах, просрочка сдачи отчетности — грозит компании значительными штрафами и проблемами при проверках. Поэтому корректный персонифицированный учет и своевременная сдача отчетности — критически важная часть работы с персоналом и страховыми взносами.

Персонифицированный учет на аутсорсинге с TimeAsset

Мы берем на себя полный цикл подготовки и сдачи индивидуальных сведений, а клиент избавляется от рисков ошибок и просрочек. Услуга предоставляется дистанционно, с использованием защищенных каналов передачи данных и электронного документооборота.

Наши специалисты:

• ведут лицевые «страховые» счета по каждому сотруднику;
• формируют и передают в фонды индивидуальные сведения в установленные сроки;
• контролируют формат, состав и корректность отчетных форм;
• сопровождают проверки и урегулирование спорных вопросов с фондами.

Бизнес в итоге может сконцентрироваться на операционной деятельности, не вникая в нюансы форматов СЗВ, регламентов и инструкций.

Нормативная база персонифицированного учета

Правила персонифицированного учета и порядок предоставления страхователями индивидуальных сведений регулируются несколькими ключевыми актами:

• Федеральный закон № 27‑ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования».
• Постановления Правительства РФ (в том числе по формам и срокам представления сведений).
• Приказы и инструкции Минтруда/Минздравсоцразвития РФ о форматах и правилах заполнения форм.
• Локальные акты самой компании (штатное расписание, положения о персонале, учетная политика по взносам).

Многолетняя практика работы с этим блоком законодательства позволяет профессиональному аутсорсеру выстраивать учет так, чтобы избежать ошибок и претензий со стороны фондов.

Что включает услуга по персонифицированному учету

1. Начальная регистрация сотрудников

При заключении трудового или гражданско‑правового договора с физическим лицом данные о работнике должны быть направлены в территориальное отделение фонда в установленный срок.

Мы:

• запрашиваем и обрабатываем анкетные данные нового сотрудника;
• формируем и подаем сведения в электронном виде с соблюдением требований к формату и содержанию;
• при необходимости сопровождаем получение/оформление страхового свидетельства (СНИЛС) для работников, у которых его нет.

Корректная начальная регистрация обеспечивает правильное ведение лицевого счета и отсутствие проблем при назначении пенсии и проверках.

2. Ежеквартальное предоставление индивидуальных сведений

По итогам отчетных периодов работодатель обязан передавать по каждому сотруднику данные о:

• начисленной заработной плате и других вознаграждениях;
• суммах начисленных и уплаченных страховых взносов;
• страховом стаже за период.

TimeAsset:

• формирует и отправляет квартальную отчетность по каждому работнику;
• контролирует сроки сдачи — документы передаются до начала месяца, следующего за отчетным периодом;
• обеспечивает корректность заполнения форм и формат электронных файлов.

Ответственность за правильность подготовки персонифицированного учета по договору ложится на исполнителя — аутсорсинговую компанию, а не на клиента. Это снижает риск административной ответственности для работодателя.

3. Сведения при реорганизации, ликвидации, приостановке деятельности

При реорганизации, ликвидации или временной приостановке деятельности требования к срокам и полноте индивидуальных сведений ужесточаются.

Мы сопровождаем клиента в эти особые периоды, формируем и сдаем заключительные и переходные отчеты, отражаем все ключевые изменения по сотрудникам и страховым взносам, обеспечиваем сдачу отчетности точно в срок, чтобы избежать дополнительных штрафов.

Дополнительные сервисы по персонифицированному учету

В рамках услуги TimeAsset также:

• урегулирует споры и расхождения с фондами;
• участвует в контрольных мероприятиях и сверках;
• представляет интересы клиента при оспаривании неправомерных решений и доначислений;
• помогает вернуть излишне уплаченные взносы.

По завершении каждого отчетного периода клиент получает комплект отчетных форм и подтверждающих документов о принятии сведений фондами.

Какие данные и документы нужны от клиента для ведения персонифицированного учета

Чтобы корректно вести персонифицированный учет, со стороны компании необходим минимальный пакет исходной информации.

Как правило, требуются:

• копии регистрационных документов фирмы (свидетельства, устав, учредительные документы);
• краткая характеристика предприятия (виды деятельности, структура персонала);
• данные бухгалтерского учета по начислению заработной платы, премий, авторских и иных вознаграждений, облагаемых взносами;
• сведения кадровой службы о численности персонала, договорах, стаже;
• актуальное штатное расписание.

Дальнейший обмен информацией идет в электронном виде через защищенные каналы, что сокращает время и снижает риск потери документов.

Выгоды аутсорсинга персонифицированного учета для компании

Передача персонифицированного учета на аутсорсинг дает бизнесу несколько ключевых выгод:

• Снижение риска штрафов и блокировок за счет профессионального ведения отчетности.
• Отсутствие необходимости держать в штате отдельного специалиста по персонифицированному учету.
• Экономия времени руководства и бухгалтерии — все взаимодействие с фондами берет на себя TimeAsset.
• Прозрачность и контролируемость: по каждому кварталу клиент получает понятный отчет о выполненных работах и принятых фондом сведениях.

Для компаний с любым количеством сотрудников это удобный способ обеспечить законность и своевременность отчетности по каждому работнику без дополнительных кадровых и организационных издержек.

Оставьте заявку на персонифицированный учет — мы оценим вашу текущую ситуацию, проверим корректность ранее сдаваемых сведений и предложим формат сопровождения, при котором TimeAsset возьмет на себя весь блок индивидуальной отчетности по сотрудникам.

Так вы получите надежный учет страховых взносов и стажа сотрудников, защиту от штрафов и спорных ситуаций с фондами и сможете сосредоточиться на развитии бизнеса, а не на формальных требованиях отчетных форм.