Аутсорсинг бухгалтерских услуг или штатный бухгалтер — что выбрать?

Как выстроить бухгалтерию, чтобы всё было в порядке? Это один из основных вопросов, который решает для себя каждый руководитель. Варианты решений разные: взять в штат профессионалов и платить им достойные деньги, отдать бухгалтерию на аутсорсинг специально обученным людям, нанять бухгалтера-фрилансера или вести бухгалтерию самому — тоже вариант.

Вопрос непростой, но существуют критерии, благодаря которым можно принять решение и оценить свои требования к ведению бухгалтерского учёта. Параметров для оценки много: размер и сезонность бизнеса, количество и сложность операций, а также ваш стиль руководства.

Простыми словами про бухгалтера в штате и бухгалтерию на аутсорсинге

Для начала проясним понятия, чтобы не было недопонимания.

Штатный бухгалтер

Это сотрудник вашей компании, ваш подчинённый, официально нанятый по трудовому договору. Он занимается только вашим бизнесом 8 часов в день, 5 дней в неделю, а вы платите ему заработную плату, оплачиваете отпуска, больничные, налоги, предоставляете оборудованное рабочее место, компьютер и бухгалтерское программное обеспечение.

Штатный бухгалтер не застрахован от ошибок, потому что может не обладать необходимыми знаниями, опытом и ответственностью. Оплачивать штрафы придётся вам.

Что такое бухгалтерский аутсорсинг?

Смысл аутсорсинга как процесса в том, что вы передаёте часть работы, которую должны сделать сами, стороннему специалисту или организации, потому что вам это выгодно и удобно. Когда ваша бухгалтерия на аутсорсе, вы оплачиваете конкретную сумму за услуги (и это значительно меньшая сумма, чем если бы вы содержали штатных сотрудников), а всю работу грамотно и профессионально выполняет аусорсинговая бухгалтерская компания.

Ответственность аутсорсинговой компании застрахована. Это должно быть отражено в договоре оказания услуг. Если вам начислят штрафы или пени по вине аутсорсера, то оплачивать будет он.

Хотите подробнее? Про суть бухгалтерии на аутсорсинге написали в статье «Что такое бухгалтерский аутсорсинг простыми словами». А также в этой статье рассказали кому подходит бухгалтерский аутсорсинг.

Бухгалтерия на аутсорсинге: как строится ежедневная работа

Отметим, что вы не участвуете в рутинной работе, не готовите и не сдаёте отчёты в ФНС и не коммуницируете с ней, но часть важной работы будет оставаться на вашей стороне. Это передача первичных документов, согласование и подпись отчётов и платежей. Здесь есть строгие сроки и правила.

Общение и передача документов может происходить по нескольким каналам: телефоны, мессенджеры, электронные почты, личный кабинет на сайте аутсорсера, ЭДО (платформа электронного документооборота) — это зависит от ваших возможностей и регламента, прописанного в договоре с аутсорсером.

В зависимости от объёма работы и вашей ситуации существуют разные варианты:

Назначается главный бухгалтер — это супермозг, он отвечает за аналитическую работу, советы и экспертность. Может работать один, может в команде.
В команде может быть дополнительный бухгалтер по первичке, который обрабатывает документы, занимается накладными, кассовыми чеками, проводками и проч.
Если необходимо, допустим, у вас много сотрудников, будет бухгалтер-кадровик. Кадровый учёт — это работа, сопряжённая с бухгалтерским учётом. Поэтому такой специалист начисляет зарплаты, отпускные, оформляет приказы по найму и увольнению, подаёт сведения в СФР (Социальный фонд России), а также может вести воинский и миграционный учёт.
Если у вас есть свои специалисты, то аутсорсер может выполнять какие-то отдельные функции.

Хоть бухгалтер и не присутствует в вашем офисе лично, но он всегда на связи. Разъясняет и отвечает на вопросы по бухгалтерии, по налогам. Беря на аутсорс бухгалтерскую компанию, вы получаете не бухгалтера где-то вдалеке, а организованную, подчинённую структуре и алгоритмам взаимодействия команду многопрофильных специалистов (бухгалтеров, юристов, налоговых консультантов, аудиторов, экономистов) с хорошей базой знаний в своей области и опытом.

Плюсы и минусы удалённого бухгалтерского учёта

Картина со штатными сотрудниками бухгалтерии довольно ясна. Давайте разберёмся с услугами бухгалтерского аутсорсинга: почему стоит или не стоит переходить на такой вид услуг.

Какие плюсы:

Экономия бюджета
Самый большой плюс — экономия денег. Тарифы на аутсорсинг в разы ниже, чем зарплата штатного бухгалтера или структурного подразделения. Например, услуги нашей компании начинаются от 7 тыс. рублей, а зарплата более-менее хорошего бухгалтера — от 50 тыс. рублей. Также нет затрат на налоги, отпускные, больничные, материально-техническую часть (оснащение рабочего места, компьютер, программное обеспечение, лицензии к нему и т.п.), трат на повышение квалификации сотрудников.
Мало того, можно учесть затраты на услуги бухгалтерского аутсорсинга в полном объёме как управленческие расходы и налог на прибыль станет меньше.
Экономия времени
Всю рутинную работу правильно и в срок выполняет сторонняя компания, вы и ваши сотрудники занимаетесь вопросами вашего бизнеса.
Экспертность
В вашем распоряжении команда специалистов с необходимыми навыками: бухгалтеры, экономисты, юристы, налоговые консультанты. Вам доступен коллективный опыт экспертов при решении сложных вопросов и налоговых споров. У штатных бухгалтеров не всегда есть такой спектр знаний и опыта.
Финансовая ответственность
В случае несвоевременной сдачи отчётности, ошибок при ведении бухгалтерского и налогового учета по вине аутсорсера, он компенсирует штрафы и пени, начисленные контролирующими органами.
Ответственность аутсорсинговой компании должна быть застрахована и оговорена при заключении договора. Например, профессиональная ответственность нашей компании застрахована на 50 миллионов рублей.
«Личный фактор» отсутствует
Он всегда существует при приёме человека на ставку: больничные, отпуска, личные проблемы и даже плохое настроение. В то время как у сотрудников аутсорсинговой компании есть чёткий алгоритм взаимодействия, и, если они уходят в отпуск или на больничный, у вас всегда будет адекватная замена.
Масштабируемость
Если ваш бизнес растёт и процветает — добавляете объём предоставляемых аутсорсингом услуг. Если испытываете трудности и обороты снижаются — услуги и плата за них соответственно уменьшаются. И не надо продолжать платить фиксированную оплату простаивающим штатным сотрудникам бухгалтерии.

Какие минусы:

Придётся перестроиться
Есть своеобразный психологический барьер, когда руководитель не может напрямую контролировать работу удалённых сотрудников и учёт своих финансов, получить немедленный ответ «по свистку» от бухгалтера, перестроить свою работу и перейти на ЭДО, своевременно отправлять первичные документы. Для кого-то этот барьер может показаться непреодолимым.
Не всегда на связи
Удалённый бухгалтерский учёт — это не «зайти в соседний кабинет» или «набрать на мобильный». Есть свой регламент взаимодействия: переписка в чате, по электронной почте — а это предполагает время ожидания ответа. В нашей компании, например, есть ВИП-тарифы, когда прикреплённый бухгалтер на связи 24/7.
Придётся думать о защите информации
Бухгалтерские документы содержат много конфиденциальной информации, данные сотрудников, банковские выписки, сведения, являющиеся коммерческой тайной, — всё это должно быть защищено соглашением о неразглашении (договором NDA). И здесь встаёт вопрос о надёжности аутсорсинговой компании и доверии к ней.
Где взять хорошего аутсорсера?
И это, конечно, гамлетовский вопрос «быть или не быть». Тылы должны быть сильными. В помощь вам у нас есть чек-лист для выбора аутсорсера, смотрите далее.

Итоги: преимуществ у аутсорсинга бухгалтерии больше, а минусы и страхи можно минимизировать грамотным заключением договора.

Чек-лист: на что обратить внимание при выборе компании для аутсорсинга

1. Проверяем юридическую чистоту

Что бы вы ни искали, юридическая чистота — это всегда первый пункт в проверке. Проверяете юридический адрес, можете взять выписку из ЕГРЮЛ и подтвердить, что компания действующая, смотрите сколько компания существует на рынке услуг (например, мы работаем с 2008 года).

2. Смотрим на условия договора

Должен быть пункт о возмещении убытков (если ошибся аутсорсер, были начислены штрафы или пени, то возмещает аутсорсер). Для этого у компании должна быть страховка профессиональной ответственности. Уточните это.
Условия договора и ценообразование стоимости услуг должны быть чёткими и понятными. Оплата помесячно. Большая предоплата должна насторожить.
Договор должен содержать предмет, из которого чётко понятно, что именно будет делать аутсорсер. Указаны этапы работ и сроки.
Условиями договора должна быть предусмотрена конфиденциальность.

3. Опыт, профессионализм и репутация

Проверьте резюме конкретных сотрудников, с которыми вам предстоит работать: образование, общий опыт работы и в данной компании. Проверьте отзывы о компании в открытых источниках. Запросите контакты клиентов компании, чтобы напрямую узнать их мнение.

4. Технологии работы с документами

Это важно для вашего взаимодействия — насколько оно будет удобным. Программа 1С должна быть лицензионной. Уточните, есть ли Личный кабинет клиента, ЭДО (электронный документооборот), как делаются бэкапы баз данных и т.п.

5. Коммуникация

Каким образом будет происходить ваше взаимодействие с аутсорсером? Проясните:

каналы связи: телефон, мессенджер, электронная почта;
совпадает ли рабочее время с распорядком в вашей компании;
есть ли чёткий регламент обратной связи — в какой срок на ваш запрос ответит специалист.

Компания Time Asset сопровождает клиентов по всей РФ с 2008 года, помогая владельцу чувствовать полную защищённость и спокойствие, благодаря порядку в бухгалтерии и финансах. Дистанционное сопровождение бизнеса для нас — стандартная современная практика, а квалификация бухгалтеров, юристов и аудиторов наработана десятилетиями.

Если у вас возникли вопросы, мы готовы на них ответить и помочь разобраться во всех нововведениях, чтобы вы не столкнулись с неприятностями и могли снизить налоговую нагрузку.