Как вести бухгалтерию

Круг вопросов управления бизнесом тесно связан с ведением бухгалтерского учёта.

Федеральный закон «О бухгалтерском учёте» (402-ФЗ от 06.12.2011) говорит о том, что не каждый субъект бизнеса обязан вести бухгалтерию, но каждый обязан платить налоги.

Бухгалтерский учёт зависит от формы организации бизнеса и системы налогообложения.

В этой статье разберёмся, кому необходимо вести бухучёт и как с этим справиться.

Форма организации бизнеса и режим налогообложения

Организационно-правовые формы и бухучёт

В зависимости от формы будет строиться бухгалтерский учёт и рассчитываться налоговая нагрузка, т.е. какую сумму налогов вы будете платить.

Как это выглядит от простого к сложному:

• Самозанятость — здесь бухгалтер не нужен. У самозанятого есть фиксированный налог на профессиональный доход (НПД) — 4% или 6%;
• Индивидуальный предприниматель, ИП — это гибкая система налогообложения, а сложность учёта зависит от режима налогообложения и количества сотрудников;
• Общество с ограниченной ответственностью, ООО — это уже целая система учёта финансовых документов. Отчётность, как правило, сложная;
• Акционерное общество, АО — это также, как правило, сложная система. Плюс для некоторых требуется обязательная публичная отчётность и аудит.

В Гражданском Кодексе РФ есть ещё другие организационно-правовые формы, для которых бухучёт является достаточно сложным процессом.

Подробнее вопросы организации бухучёта рассмотрим на примере самых массовых форм — ИП и ООО. 

Влияние налогового режима на сложность бухгалтерского учёта

Основные режимы налогообложения для ИП и ООО — это:

• ОСНО (общая система налогообложения),
• УСН (упрощённая система налогообложения, «упрощёнка»),
• Патент (или ПСН — патентная система налогообложения) — возможна только для индивидуальных предпринимателей. 

ОСНО

Подходит для крупного бизнеса.

Этот режим налогообложения применяется по умолчанию после регистрации. Чтобы перейти на другую систему, необходимо подать заявку о переходе на спецрежим (например, УСН или ПСН). 

Отчётность объёмная и сложная. Есть различия для ИП и ООО.

Для ООО это:

• декларация по НДС (налогу на добавленную стоимость),
• декларация по налогу на прибыль,
• декларация по налогу на имущество,
• полная бухгалтерская отчётность,
• расчёт по страховым взносам (РСВ),
• 6-НДФЛ,
• персонифицированные сведения о физических лицах (ПСВ),
• ЕФС-1 (отчётность в Социальный фонд России),
• статистическая отчётность в Росстат.

Для ИП это:

• декларации по НДС,
• НДФЛ,
• ведение Книги учёта доходов и расходов (КУДиР).
• Если в штате есть работники, то плюс отчётность по сотрудникам.

УСН 

Популярен для малого и среднего бизнеса.

Налоговая нагрузка заметно ниже, чем на ОСНО и отчётность упрощённая.

Все сдают:

• годовую декларацию по УСН,
• при необходимости — декларацию по НДС,
• уведомления об исчисленных суммах авансов по УСН,
• ведут КУДиР.

ООО и ИП с работниками в штате ещё необходимо сдавать:

• бухгалтерскую отчётность (ИП освобождены),
• 6-НДФЛ,
• ПСВ,
• РСВ,
• ЕФС-1.

Здесь действует единый налог: либо 6% с доходов, либо 15% с разницы между доходами и расходами.

Если доход превышает 20 млн руб. в год, то платится НДС (введён с 2026 года).

На «упрощёнку» могут перейти компании, у которых:

• доход не превышает 490,5 млн руб. в год;
• численность сотрудников до 130 человек;
• основные средства до 218 млн руб.;
• для юридического лица доля участия других организаций в уставном капитале компании не должна превышать 25%;
• у организации не должно быть филиалов.

ПАТЕНТ

Возможен только для индивидуальных предпринимателей.

Следует учитывать:

• есть ограничения для определённых видов деятельности (устанавливаются региональными перечнями);
• годовой доход до 20 млн руб. (порог дохода введён с 2026 года и далее будет снижаться);
• численность сотрудников до 15 человек.

На патенте:

• Налоговая декларация не сдаётся;
• Патент покупается сроком до одного года и по фиксированной стоимости. Как правило, 6% от потенциально возможного дохода, который устанавливается регионом.

Итоговую стоимость патента можно уменьшить на величину уплаченных страховых взносов.

Каким будет ваш бухучёт во многом зависит от налогового режима и организационной формы.

Если у вас ОСНО, то без опытных специалистов в бухгалтерском деле не обойтись.

На «упрощёнке» или Патенте предприниматель может справиться сам при наличии понимания и инструментов (программы, облачные сервисы, знание законодательства и регулярное отслеживание его изменений, и т.п.).

Если у вас ООО, то даже на УСН нужно вести полноценный бухучёт, формировать бухгалтерскую отчётность, использовать труд профессиональных работников в этой сфере.

Рассмотрим более конкретно.

Бухучёт для индивидуальных предпринимателей

Индивидуальные предприниматели в соответствии с Законом № 402-ФЗ (статья 6) могут не вести классический бухгалтерский учёт, но обязаны вести налоговый учёт — рассчитывать и платить налоги, сдавать налоговую отчётность, вести книгу учёта расходов и доходов (КУДиР).

Есть ситуации, когда индивидуальным предпринимателям стоит вести бухучёт (например, чтобы подтвердить свою платёжеспособность и стабильность), несмотря на то что это не вменяется им в обязанность, или если им нужна отчётность для:

• банков, к примеру, если есть планы по кредитованию,
• иностранных партнёров,
• участия в тендерах,
• некоторых крупных заказчиков, требующих предоставления бухгалтерской отчётности,
• принятия взвешенных управленческих решений.

Самый простой вариант отчётности, помимо патента, когда ИП находится на упрощённой схеме налогообложения. Здесь есть 2 варианта:

1) Учёт на режиме «УСН Доходы» (6%)

Вы фиксируете доходы в КУДиР, рассчитываете налог — 6% от всего дохода, уменьшаете его на страховые взносы. Всё.

Вовремя один раз в год сдаёте налоговую декларацию по УСН и подаёте уведомления об исчисленных налогах, а также своевременно пополняете Единый налоговый счёт — ЕНС.

На этом режиме индивидуальный предприниматель может осуществлять учёт сам, даже не имея профильного образования.

Для ИП с сотрудниками уменьшить налог можно не более чем на 50%.

Для ИП без сотрудников — на всю сумму страховых взносов вплоть до нуля (в 2026 году страховой взнос составляет 57 390 рублей).

2) Учёт на режиме «УСН Доходы минус Расходы» (15%)

Вы также ведёте КУДиР, но учёт будет посложнее, так как налог платится с разницы между доходами и расходами.

Чтобы налоговая приняла ваши расходы необходимо экономически обосновать их как потраченные на деятельность, ведущую к получению дохода, а также документально подтвердить.

Здесь уже сложнее вести учёт самостоятельно из-за риска ошибок. Самой распространенной ошибкой является путаница в документах или их неправильное оформление. Это может обернуться тем, что налоговая не примет расходы, а значит вам придётся заплатить больше налогов.

Когда предпринимателю стоит задуматься про ОСНО

Отчётность значительно усложняется, если доход превысит 20 млн рублей.

Помимо налога по УСН появляется налог на добавленную стоимость (НДС). Этот налог также нужно будет рассчитать и предоставить по нему отчётность в налоговую инспекцию. 

Если у вас при этом большое количество операций, контрагентов, а также если вашими клиентами являются компании, которым важен «входной» НДС, то стоит задуматься о переходе на ОСНО.

В таком варианте разница по ведению учёта между ИП и ООО практически стирается, даже несмотря на то, что индивидуальный предприниматель не обязан вести полноценный бухучёт. Будет разумнее воспользоваться услугами профессиональных бухгалтеров. 

Особенности бухгалтерского учёта для юридических лиц

Что касается ООО, то юридические лица в соответствии с законом «О бухгалтерском учёте» должны вести полноценный бухгалтерский и налоговый учёт, сдавать отчётность по ним и по сотрудникам.

Сама система учёта для организаций регламентирована федеральными стандартами бухгалтерского учёта (ФСБУ), что делает документооборот довольно сложным. Учёт первичных документов, ведение регистров, расчёт отчислений, формирование отчётности, — всё это требует профессионального подхода.

«Упрощёнка» для организаций тоже есть. Она особенно популярна для малого и среднего бизнеса.

Ограничения для УСН:

• Годовой доход — до 490,5 млн рублей;
• Численность сотрудников — до 130 человек;
• У организации не должно быть филиалов;
• Доля участия других юрлиц в уставном капитале не более 25%;
• Остаточная стоимость основных средств — не более 218 млн рублей.

Но учёт на УСН для ООО уже гораздо сложнее из-за обязательности ведения бухгалтерского учёта.

Варианты ведения бухучёта для ООО

В соответствии со статьёй 7 Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте» у руководителя есть такие варианты организации ведения бухгалтерского учёта:

1. Самостоятельно. Взять ведение на себя.
   Подходит малым и средним предприятиям на «упрощёнке». Обращаем внимание, что в законе (часть 5 статьи 6) есть перечень организаций, которые не могут применять упрощённые способы ведения бухучёта и отчётности. К ним относятся микрофинансовые, бюджетные и некоторые другие организации.
2. Возложить обязанности на сотрудника (не бухгалтера).
   Подходит малым и средним предприятиям на «упрощёнке» либо организациям с простым учётом.
3. Нанять профессиональных бухгалтеров в штат.
   Подходит любой организации, особенно со сложным учётом на ОСНО, большими объёмами финансовых документов.
4. Передать учёт на аутсорсинг.
   Хороший вариант для любого ООО с экономией на штатных бухгалтерах и профессиональным ведением бухгалтерского, налогового, кадрового учёта.

Если вы задумываетесь об аутсорсинге, важно понимать, что не каждый исполнитель подходит для этой роли. Закон № 402-ФЗ (часть 4 статьи 7) устанавливает чёткие требования к тем, кто оказывает услуги по ведению бухгалтерского учёта.

Так, бухгалтеру-фрилансеру (физическому лицу), если вы заключаете договор напрямую с ним, необходимо:

• иметь высшее образование;
• иметь стаж работы, связанной с ведением бухучёта, составлением бухгалтерской (финансовой) отчётности либо с аудиторской деятельностью, не менее трёх лет из последних пяти календарных лет (а при отсутствии профильного высшего образования — не менее пяти лет из последних семи);
• не иметь неснятой или непогашенной судимости за преступления в сфере экономики.

Бухгалтерской компании (юридическому лицу), предоставляющей бухгалтерские услуги на аутсорсинге, для заключения договора требуется, чтобы в штате был хотя бы один работник, соответствующий всем перечисленным выше критериям.

Здесь кроется главная ловушка. На практике многие частные специалисты не отвечают этим требованиям: у кого-то нет нужного стажа, а кто-то просто не готов документально подтвердить свою квалификацию. Но даже если формально они подходят, риски всё равно высоки. Ошибки в учёте, несданная отчётность, штрафы — всё это ложится на плечи руководителя. А когда ситуация становится критической, такой «специалист» часто просто перестаёт выходить на связь, и найти его для предъявления претензий оказывается невозможно.

Профессиональная бухгалтерская компания дорожит репутацией, несёт ответственность по договору и имеет в штате проверенных сотрудников, чья квалификация подтверждена. Поэтому, выбирая аутсорсинг, отдавайте предпочтение именно фирмам, а не отдельным фрилансерам. Это позволит вам сосредоточиться на развитии бизнеса, не опасаясь налоговых сюрпризов.

Ведите учёт с первого дня регистрации бизнеса

“Бухгалтерский учёт ведется непрерывно с даты государственной регистрации до даты прекращения деятельности в результате реорганизации или ликвидации.”
(402-ФЗ ст.6 п.3)

Открывая свой бизнес, необходимо сразу запустить процессы учёта в соответствии с формой организации бизнеса и системой налогообложения. 

Рассмотрите вариант бухгалтерского аутсорсинга, если вы считаете, что вести бухгалтерию своими силами сложно, и планируете полностью посвятить себя вопросам ведения бизнеса.

Если у вас возникли вопросы, мы готовы на них ответить и помочь разобраться во всех тонкостях и нововведениях, чтобы вы не столкнулись с неприятностями и смогли точно рассчитывать свои налоговые выплаты.

Мы сопровождаем клиентов по всей РФ с 2008 года, помогая владельцу чувствовать полную защищённость и спокойствие, благодаря порядку в бухгалтерии и финансах. Дистанционное сопровождение компаний для нас стандартная современная практика, а квалификация бухгалтеров, юристов и аудиторов наработана десятилетиями.

Литература

• Федеральный закон от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (https://ivo.garant.ru/#/document/70103036/paragraph/1/doclist/426/1/0/0/402-%D0%A4%D0%97:1)