Как оформить зачет взаимных требований

Взаимозачет — это одна из форм прекращения взаимных обязательств. Его можно осуществить, если обе стороны сделки являются в отношении друг друга одновременно и должником, и кредитором.
Например, вы должны какому-то контрагенту денег, и он вам тоже должен денег. В этом случае можно прекратить взаимные обязательства, оформив документы о зачете встречных денежных требований. При этом физически перечислять деньги не нужно.

Согласно статье 410 Гражданского кодекса РФ для зачета достаточно заявления одной стороны. Следовательно, процедуру взаимозачета может инициировать любой из контрагентов. Для этого он должен направить другой стороне заявление о проведении взаимозачета.

Заявление — это односторонний документ, подписываемый одной стороной и направляемый другой стороне.
Заявление составляется в произвольной форме, но с соблюдением требований, предъявляемых к первичным учетным документам (п. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»).

Вы можете оформить заявление по образцу, приведенному ниже.

БЛАНК КОМПАНИИ ЗАЯВИТЕЛЯ

№ 0508/2023-01 — 05 августа 2023 года

Генеральному директору ООО «Венец»
И. И. Петрову
118235, г. Москва, ул. Светлая, д.15 оф. 325
e-mail: info@venec.ru

О проведении зачета взаимных требований
согласно статье 410 ГК РФ

ЗАЯВЛЕНИЕ

На основании статьи 410 Гражданского кодекса РФ предлагаю осуществить зачет взаимных требований и прекратить встречные денежные обязательства, возникшие из заключенных между ООО «Венец» и ООО «Лето» договоров:

1. договора поставки товаров № 0303/2023-01 от 03.03.2023 по которому ООО «Лето» (поставщик) поставило в адрес ООО «Венец» (покупатель) товары для офиса на сумму 550 000 рублей. Срок оплаты, установленный пунктом 3.6 договора, наступил 30.05.2023. На текущую дату размер задолженности за поставленные товары составляет 200 000 рублей;
2. договора возмездного оказания услуг № 0504/2023 от 05.04.2023, по которому ООО «Венец» (исполнитель) оказало ООО «Лето» (заказчик) услуги по аудиту сайта ООО «Лето». Стоимость оказанных услуг 150 000 рублей. Срок оплаты, установленный пунктом 4.2 договора, наступил 01.08.2023. На текущую дату размер задолженности за поставленные товары составляет 150 000 рублей;

Зачет предлагаю осуществить на сумму 150 000 рублей, обязательства сторон считать прекращенными с 05.08.2023.

Очень важно правильно направить заявление контрагенту. Сделать это можно разными способами:

1. Отправить оригинал по почте. Рекомендуем отправлять ценным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении. Опись вложения — это документ, подтверждающий отправку заявления, а уведомление — документ, подтверждающий получение заявления контрагентом;
2. Отправить скан по электронной почте, согласованной сторонами для обмена документами. При отправке по электронной почте:

   
   а) Напишите сопроводительное письмо и приложите скан заявления. Важно корректно назвать файл, например, «Заявление ООО „Лето“ № 0508/2023-01 от 05.08.2023 „О проведении зачета взаимных требований согласно статье 410 ГК РФ“ в адрес ООО „Венец“.

   б) Обязательно сохраните отчет почтового сервера об отправке;

3. В системе электронного документооборота. Например, Контур. Диадок, Сбис и пр.

Днем зачета будет являться день, указанный в заявлении. А если такой день в заявлении не указан — то день получения контрагентом заявления о зачете.

Обратите внимание!

1. Очень важно иметь подтверждение, что заявление контрагентом было получено, иначе оснований для зачета не будет.
2. Для оформления зачета законодательство не требует подписывать двусторонний документ и ждать согласия контрагента на зачет. Это значит, что операцию можно оформить в короткие сроки. Однако во избежание недоразумений или спорных ситуаций, Time Asset рекомендует согласовать с контрагентом вопросы взаимозачета хотя бы по телефону.

Зачет взаимных требований по желанию сторон можно оформить также и обоюдно подписанным актом. Как и заявление, акт составляют в произвольной форме с указанием реквизитов, обязательных для первичных учетных документов.

Пример оформления Акта о зачете взаимных требований

АКТ № 1903/2023-01
о проведении зачета взаимных требований

ООО „Лето“, в лице Генерального директора П. П. Сидорова, действующего на основании Устава, и ООО „Венец“ в лице Генерального директора И. И. Петрова, действующего на основании Устава, руководствуясь статьей 410 Гражданского кодекса РФ, составили настоящий акт о прекращении взаимных требований с 20.03.2023. зачетом встречных денежных обязательств, возникших из заключенных между ООО „Венец“ и ООО „Лето“ следующих договоров»:

1. договора поставки товаров № 0303/2023-01 от 03.03.2023 по которому ООО «Лето» (поставщик) поставило в адрес ООО «Венец» (покупатель) товары для офиса на сумму 550 000 рублей. Срок оплаты, установленный пунктом 3.6 договора, наступил 10.03.2023. На текущую дату размер задолженности за поставленные товары составляет 200 000 рублей;
2. договора возмездного оказания услуг № 0503/2023 от 05.03.2023, по которому ООО «Венец» (исполнитель) оказало ООО «Лето» (заказчик) услуги по аудиту сайта ООО «Лето». Стоимость оказанных услуг 150 000 рублей. Срок оплаты, установленный пунктом 4.2 договора, наступил 15.03.2023. На текущую дату размер задолженности за оказанные услуги составляет 100 000 рублей.

Зачет осуществлен на сумму 100 000 рублей.
Обязательства сторон прекращены с 20.03.2023.

ПОДПИСИ СТОРОН:

Днем зачета будет либо день, согласованный сторонами как дата зачета (как в примере — 20.03.2023), а если такая дата в Акте не предусмотрена — то дата подписания Акта обеими сторонами.

Обратите внимание!

1. Используя акт для оформления зачета, вы защищены от «сюрпризов», связанных с какими-либо возражениями контрагента (по суммам зачета, датам и пр.), ведь вы обоюдно подписываете документ.
2. При этом минусом данного варианта является то, что он занимает больше времени, чем просто отправка заявления контрагенту.

Как отразить взаимозачет в налоговом и бухгалтерском учете?

Что касается налогового учета, то доходы и расходы вы признаете не только при получении и расходовании денежных средств, но и при погашении задолженности иным способом (п. 1 ст. 346.17 НК РФ).
Взаимозачет — один из таких способов.
Это значит, что сумму погашенных долгов нужно отразить в доходах и расходах так, как если бы задолженность была оплачена.
Взаимозачет задолженностей для целей налогообложения приравнивается к их оплате, и, следовательно, является основанием для отражения доходов или расходов в налоговом учете.

С бухгалтерским учетом дело обстоит так: в соответствии с Инструкцией по применению плана счетов погашение одной задолженности зачетом другой отражается записями по счетам, на которых учтены эти задолженности.
Используем следующую проводку:

• Дебет 60 (62)
• Кредит 62 (60)

Пример, как отразить взаимозачет:

Если:
ООО «Лето» в I квартале 2023 года отгрузило ООО «Венец» товары на общую сумму 550 000 рублей, а ООО «Венец» оказало услуги для ООО «Лето» на сумму 150 000 руб.
19.03.2023 стороны подписали соглашение о зачете взаимных требований по договорам, указанным в Акте о зачете.
Размер погашаемой взаимной задолженности — 100 000 руб.
Остальную сумму долга по договору поставки — 450 000 руб. (550 000 руб. — 100 000 руб.) ООО «Венец» перечислило на расчетный счет ООО «Лето» в тот же день, то есть 19.03.2023.

19 марта 2023 года бухгалтер ООО «Лето» сделал следующие проводки:

• Дебет 60
• Кредит 62

100 000 руб. — отражен зачет взаимных требований;

• Дебет 51
• Кредит 62

450 000 руб. — получена оплата от покупателя.

Книгу учета доходов и расходов бухгалтер OOO «Лето» заполнил так, как показано в таблице ниже:

Книга учета доходов и расходов ООО «Лето» за I квартал 2023 года (извлечение)

Time Asset рекомендует:

1. До проведения взаимозачета провести сверку расчетов с контрагентом.
2. В обоих случаях (и при оформлении заявлением, и при оформлении актом) составить также бухгалтерскую справку и на ее основании сделать записи в бухгалтерском и налоговом учете.

Если у вас остались вопросы, оставьте нам заявку, и мы проконсультируем вас по оформлению зачета и отражению его в бухгалтерском и налоговом учете. А при необходимости подготовим все документы.

Обращайтесь, будем рады помочь!